Officeには様々なバージョンがあり、下位のバージョン(Office 2003やOffice 2007)から上位のバージョン(Office 2010やOffice 2013)で作られた文書や表を直接開くことは出来ません。
公式の文書としてお客さんとのやりとりであれば、上位バージョン(Office 2010やOffice2013)で文書や表を作った場合は、保存する際、
「名前を付けて保存」からWord、Excel97-2003の書式を選択して保存します。
Office 互換機能パックというソフトがMicrosoftのホームページから無料でダウンロード出来ます。
このソフトにより下位のバージョン(Office XPやOffice 2003)から、上位のバージョン(Office 2007やOffice2010)で作成されたファイルを開くことが出来るようになります。異なるバージョンのOfficeを持っている場合はインストールしておく事をお奨めします。